Kostenloses CRM für Bildungseinrichtungen: Vergleich 2026
Welche CRM-Systeme für Bildungsanbieter dauerhaft kostenlos sind, wo die Grenzen liegen und worauf Sie beim Datenschutz achten müssen: sechs Gratis-Tarife und drei Open-Source-Lösungen im Vergleich.
Das Wichtigste in Kürze
- Sechs CRM-Systeme haben 2026 einen dauerhaft kostenlosen Tarif: HubSpot, Zoho, Bitrix24, Brevo, Salesforce und Odoo. Pipedrive, monday CRM und Freshsales bieten nur Testphasen.
- Die Grenzen liegen meist bei Nutzern und Kontakten: HubSpot erlaubt gratis 2 Nutzer und 1.000 Kontakte, Zoho 3 Nutzer und 5.000 Datensätze, Brevo 1 Nutzer und 100.000 Kontakte.
- Für kleine Teams reicht ein Gratis-Tarif oft für den Start. Wichtiger als der Preis ist, dass jede Anfrage mit ihrer Herkunft an einem Ort landet und niemand vergisst nachzufassen.
- Beim Datenschutz zählen EU-Speicherort und ein Auftragsverarbeitungsvertrag. Nicht jeder Anbieter sagt klar, ob dieser Vertrag auch für Gratis-Konten gilt.
Ein kostenloses CRM reicht vielen Bildungsanbietern für den Start, solange das Team klein ist. 2026 haben sechs bekannte Systeme einen dauerhaft kostenlosen Tarif: HubSpot, Zoho CRM, Bitrix24, Brevo, Salesforce und Odoo. Sie unterscheiden sich vor allem darin, wie viele Nutzer und Kontakte erlaubt sind, ob Formulare und Automatisierungen enthalten sind und wo die Daten liegen. Dieser Vergleich zeigt die Grenzen jedes Tarifs, geprüft auf den Seiten der Hersteller, und hilft Ihnen bei der Entscheidung.
Warum Bildungsanbieter ein CRM brauchen
Viele Bildungsanbieter haben eine Teilnehmerverwaltung, in der Kurse, Termine und Rechnungen laufen. Was ihnen fehlt, ist der Ort für alles davor: die Anfrage über das Formular, der Anruf, die Beratung, das Angebot, das Nachfassen. Genau dafür ist ein CRM da, ein System für die Kundenbeziehungen. Es ist das Herzstück, in dem jede Anfrage landet, egal über welchen Kanal sie kommt, und in dem jeder sieht, wie es weitergeht.
Ohne diesen Ort gehen Interessenten verloren, ohne dass es jemand merkt. In unseren Projekten hatten 70 Prozent der Bildungsanbieter zu Beginn kein Sales-Tracking: Sie wussten nicht, wie viele Anfragen sie erreichen, wie viele zum Termin erscheinen und wie viele sich anmelden.
Quelle: Was wir in 265+ Projekten sehen, Bestandsaufnahme von Volle Kurse zu Beginn der Zusammenarbeit.
Der Einstieg muss nicht teuer sein. Eine Akademie für Kurse und Seminare, die wir betreut haben, ist mit einem einfachen CRM in einer Tabelle gestartet. Zusammen mit systematischem Nachfassen reichte das, um 13 neue Teilnehmende zu gewinnen, bei Kosten von 5,10 € pro Anfrage. Ein kostenloses CRM ist der nächste Schritt: Es nimmt Ihnen Erinnerungen, Auswertungen und das Zusammenführen der Kanäle ab.
Was ein CRM für Bildungsanbieter können muss
Bevor Sie Tarife vergleichen, klären Sie, was Ihr CRM leisten soll. Für Bildungsanbieter zählen vor allem diese sechs Punkte:
- Anfragen automatisch erfassen. Wer ein Formular auf Ihrer Website oder Landingpage ausfüllt, landet ohne Abtippen im CRM.
- Herkunft jeder Anfrage. Sie sehen, ob eine Anfrage aus Meta, Google, Ihrer Website oder einer Empfehlung kommt, und damit, welcher Kanal sich lohnt.
- Eine Pipeline bis zur Anmeldung. Die Stufen bilden Ihren Ablauf ab, zum Beispiel Anfrage, erreicht, Beratung, Angebot, Anmeldung. Bei geförderten Angeboten kommt oft eine Stufe für den Bildungsgutschein dazu.
- Erinnerungen zum Nachfassen. Das CRM sagt Ihrem Team, wen es heute anrufen soll, damit keine Anfrage liegen bleibt.
- Auswertung auf einen Blick. Wie viele Anfragen, wie viele Beratungen, wie viele Anmeldungen, und wo springen Interessenten ab? Welche Zahlen dafür wichtig sind, zeigt der Artikel zu den Marketing-KPIs für Bildungsanbieter.
- Daten sicher in der EU. Sie speichern personenbezogene Daten von Interessenten. Speicherort und Vertrag müssen zur DSGVO passen.
Kostenlose CRM-Systeme im Vergleich
Diese sechs Systeme haben einen Tarif, der dauerhaft kostenlos ist und nicht nach einer Testphase endet. Die Angaben stammen von den Seiten der Hersteller, Stand 8. Oktober 2026. Gratis-Tarife ändern sich häufig, prüfen Sie die Grenzen deshalb vor dem Start noch einmal.
| CRM | Nutzer gratis | Kontakte | Automatisierung | Datenstandort |
|---|---|---|---|---|
| HubSpot | 2 | 1.000 | minimal | EU (Deutschland) wählbar |
| Zoho CRM | 3 | 5.000 Datensätze | bis 5 aktive Regeln je Modul | EU (Niederlande, Irland) wählbar |
| Bitrix24 | 1–2 | 5 GB Speicher | 5 Regeln in Aufträgen | Frankfurt (bei bitrix24.de) |
| Brevo | 1 | 100.000 | E-Mail-Automationen ja, Vertrieb nein | nur EU |
| Salesforce | 2 | nicht angegeben | nicht angegeben | nicht angegeben |
| Odoo | unbegrenzt (1 App) | nicht angegeben | nicht angegeben | EU (Frankreich, Belgien) |
Keine Gratis-Version haben Pipedrive und monday CRM (jeweils 14 Tage Testphase) sowie Freshsales (21 Tage Testphase). Eine ältere Hilfeseite von Freshworks beschreibt zwar noch einen kostenlosen Tarif, auf der aktuellen Preisseite ist er aber nicht mehr zu finden.
Die sechs Gratis-Tarife im Einzelnen
HubSpot: der bekannteste Einstieg, aber knapp bei den Kontakten
Die kostenlosen Werkzeuge von HubSpot gelten für bis zu zwei Nutzer und bis zu 1.000 Kontakte. Enthalten sind Kontakte, Firmen, Deals und Aufgaben, eine Pipeline pro Objekt, Formulare und bis zu 2.000 Marketing-E-Mails im Monat, jeweils mit HubSpot-Branding. Automatisierung gibt es nur in Ansätzen. Die Oberfläche ist auf Deutsch.
Passt zu: kleinen Teams, die schnell starten wollen. Achtung: 1.000 Kontakte sind bei laufenden Kampagnen schnell erreicht. Wer pro Monat 100 Anfragen gewinnt, stößt nach knapp einem Jahr an die Grenze.
Zoho CRM: die meisten Nutzer im Gratis-Tarif
Zoho CRM ist für drei Nutzer dauerhaft kostenlos und erlaubt 5.000 Datensätze. Dazu gehören Leads, Kontakte, Deals mit der Standard-Pipeline, Standardberichte und Workflows: bis zu zehn Regeln pro Modul, davon fünf gleichzeitig aktiv. Bei Webformularen widersprechen sich die Herstellerseiten: Die Vergleichstabelle nennt ein Formular pro Modul, die Preisseite führt Formulare erst ab dem bezahlten Standard-Tarif. Massen-E-Mails sind nicht enthalten.
Passt zu: Teams mit drei Personen im Vertrieb, die Abläufe automatisieren wollen.
Bitrix24: viel Software, wenig CRM im Gratis-Tarif
Bitrix24 ist laut Preisseite kostenlos für ein bis zwei Nutzer, mit 5 GB Speicher und einem Basis-CRM aus Aufträgen und Kontakten mit einer Pipeline. Im Gratis-Tarif fehlen allerdings Leads, CRM-Webformulare und die E-Mail-Anbindung. Dafür bringt Bitrix24 Aufgaben, Chat und Kalender mit.
Passt zu: Anbietern, die vor allem interne Zusammenarbeit organisieren wollen. Als reines Anfrage-CRM ist der Gratis-Tarif zu schmal.
Brevo: stark bei E-Mails, schmal im Vertrieb
Brevo kommt aus dem E-Mail-Marketing. Der kostenlose Tarif erlaubt einen Nutzer, speichert bis zu 100.000 Kontakte und versendet bis zu 300 E-Mails pro Tag. Für den Vertrieb gibt es eine Pipeline mit bis zu 50 offenen Deals. E-Mail-Automationen sind enthalten, Vertriebs-Workflows nicht. Die Daten liegen ausschließlich in der EU.
Achtung: Brevo löscht kostenlose Konten, die vier Monate nicht genutzt werden, endgültig. Vorher kommen vier Erinnerungen per E-Mail; ein Login oder laufende Automationen genügen, um das Konto aktiv zu halten.
Salesforce: kostenlose Suite für zwei Nutzer
Die kostenlose Suite von Salesforce gilt für bis zu zwei Nutzer und hat kein Ablaufdatum, solange Sie sich mindestens alle 60 Tage anmelden. Enthalten sind Leads, Verkaufschancen, Berichte und Dashboards. Zu Datensatz-Grenzen, Formularen und zum Speicherort des Gratis-Tarifs macht Salesforce auf der Seite keine Angaben. Klären Sie das vor dem Start.
Odoo: eine App gratis, für beliebig viele Nutzer
Odoo bietet eine einzelne App dauerhaft kostenlos an, für unbegrenzt viele Nutzer. Wählen Sie die CRM-App, bekommen Sie Pipeline, E-Mail-Anbindung, Vorlagen und Berichte. Jede weitere App, etwa für Website-Formulare oder E-Mail-Marketing, macht den Tarif kostenpflichtig. Gehostet wird in Europa, in Frankreich und Belgien.
Passt zu: größeren Teams, die nur das CRM brauchen und Formulare über ein anderes Werkzeug anbinden.
Open Source: kostenlos, wenn Sie selbst hosten
Drei weitere Systeme sind als Open Source kostenlos, allerdings nur, wenn Sie sie auf einem eigenen Server betreiben. Dann gibt es keine Grenzen bei Nutzern und Kontakten, aber Sie sind selbst für Updates, Sicherheit und Datenschutz verantwortlich.
- SuiteCRM: Pipeline, Kampagnen, Berichte und ein Workflow-Modul sind enthalten. Die gehostete Version bietet nur eine Testphase.
- EspoCRM: Leads, Kontakte, Massen-E-Mails und Web-to-Lead-Formulare sind kostenlos. Workflows und erweiterte Berichte stecken in einer kostenpflichtigen Erweiterung.
- Twenty: ein junges, modernes CRM, dessen Kern als Open Source frei ist. Die Cloud-Version ist kostenpflichtig.
Für die meisten Bildungsanbieter ohne eigene IT ist das kein guter Start. Die Kosten sparen Sie bei der Lizenz und geben sie für Server und Wartung wieder aus.
Datenschutz: Darauf müssen Sie achten
In Ihrem CRM landen personenbezogene Daten von Interessenten. Damit verarbeitet der CRM-Anbieter diese Daten in Ihrem Auftrag, und Sie brauchen mit ihm einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO, kurz AVV. Drei Punkte sollten Sie vor dem Start klären:
- Speicherort wählen. HubSpot und Zoho ordnen das Konto bei der Registrierung einer Region zu, abhängig von Standort oder gewähltem Land. Achten Sie darauf, dass Ihre Daten in der EU landen.
- AVV abschließen. Bei HubSpot, Bitrix24 und Brevo ist der AVV Teil der Geschäftsbedingungen. Zoho stellt ihn auf Anfrage per E-Mail bereit. Bei Salesforce und Odoo bezieht sich der Vertrag auf bezahlte Leistungen; ob er für den Gratis-Tarif gilt, sagen die Seiten nicht klar.
- Nur nötige Daten speichern. Für die Beratung brauchen Sie Kontaktdaten und Interesse, keine Gesundheits- oder Sozialdaten, die Interessenten vielleicht nebenbei erwähnen.
Dieser Abschnitt ersetzt keine Rechtsberatung. Wenn Sie unsicher sind, sprechen Sie mit Ihrer Datenschutzbeauftragten oder Ihrem Datenschutzbeauftragten.
Welches CRM passt zu Ihnen?
| Ihre Situation | Guter Start |
|---|---|
| Ein bis zwei Personen, wenige hundert Anfragen im Jahr | HubSpot oder Salesforce |
| Drei Personen im Vertrieb, Abläufe automatisieren | Zoho CRM |
| Viele Kontakte, Schwerpunkt Newsletter und E-Mail | Brevo |
| Größeres Team, nur das CRM gebraucht | Odoo (eine App) |
| Eigene IT, volle Kontrolle über die Daten | SuiteCRM oder EspoCRM |
Ein Gratis-Tarif ist ein Anfang, kein Endzustand. Spätestens wenn Sie an die Kontaktgrenze stoßen, mehr als zwei oder drei Personen im Vertrieb arbeiten oder Anfragen automatisch nachgefasst werden sollen, lohnt sich ein bezahlter Tarif. Wichtiger als das Werkzeug ist der Ablauf dahinter: Jede Anfrage landet mit ihrer Herkunft im CRM, jemand ist zuständig, und es gibt einen festen Rhythmus zum Nachfassen. Wie das aussieht, zeigt die Vertriebscheckliste für Bildungsanbieter. Und warum ein CRM eine der acht Voraussetzungen für volle Kurse ist, lesen Sie im Artikel zur Teilnehmergewinnung für Bildungsträger.
Sie möchten Ihr CRM nicht allein einrichten? Eine Übersicht spezialisierter Partner finden Sie im Vergleich der besten CRM-Beratungen für Bildungseinrichtungen.
Quellen, geprüft am 8. Oktober 2026: HubSpot Produktkatalog, HubSpot Datenhosting; Zoho CRM Preise, Zoho Editionsvergleich, Zoho Rechenzentren; Bitrix24 Preise, Bitrix24 DSGVO; Brevo Free-Tarif, Brevo Löschung inaktiver Konten, Brevo Datenspeicherung; Salesforce Kostenlose Suite; Odoo Preise, Odoo Cloud-SLA; SuiteCRM; EspoCRM Funktionen, EspoCRM Advanced Pack; Twenty Preise; Pipedrive Preise, monday CRM Preise, Freshsales Preise.
